Software für Ehrenamtskoordination auswählen: Kriterien, Anbieter, Kosten

Das Wichtigste in Kürze

• Prüfen Sie zuerst, welche Funktionen Ihr Haus wirklich braucht, und lassen Sie den Rest weg.
• Vier Lösungstypen stehen zur Wahl: Telefon und E-Mail, Freiwilligenagentur, Einsatzplanungs-Tool und Ehrenamts-App.
• Stellen Sie jedem Anbieter dieselben acht Fragen zu Daten, Rollen, Kosten, Vertrag und Support.
• Rechnen Sie mit Ihren eigenen Stunden: Lizenz und Einrichtung stehen gegen die Zeit, die Ihre Koordination heute aufwendet.

Welche Funktionen braucht eine Software für Ehrenamtliche im Pflegeheim?

Eine Software für Ehrenamtliche im Pflegeheim braucht mindestens fünf Funktionen: Einsatzplanung mit Zu- und Absage, automatische Erinnerungen, Rollen mit eigenen Ansichten, Auswertung der Einsatzstunden und ein Datenschutzkonzept für Pflegeeinrichtungen. Alles darüber hinaus ist Zugabe, die Ihre Koordination erst später braucht.

Am meisten entlasten Funktionen, die Rückfragen vermeiden, etwa Einsatzlisten zum Selbsteintragen und Erinnerungen vor jedem Termin. Berichte für Träger und Schnittstellen zu anderen Programmen lohnen sich erst, sobald mehrere Gruppen mitmachen.

Welche Lösung passt zu welcher Situation?

Welche Lösung passt, hängt von Ihrer Situation ab: Mit einer Teilzeit-Koordination und mehreren Gruppen lohnt eine Ehrenamts-App, bei festen Schichten ein Einsatzplanungs-Tool, bei wenigen Ehrenamtlichen genügen Telefon und E-Mail. Fehlen vor allem neue Ehrenamtliche, hilft eine Freiwilligenagentur.

• Eine Koordinatorin in Teilzeit und mehrere Gruppen: Ehrenamts-App, weil sich Ehrenamtliche selbst eintragen.
• Feste Dienste nach Schichtplan: Einsatzplanungs-Tool.
• Wenige Ehrenamtliche mit festen Terminen: Telefon, E-Mail und Excel.
• Es fehlen neue Ehrenamtliche: Freiwilligenagentur oder Koordinierungsstelle.
• Ein Träger mit mehreren Häusern: eine Lösung mit getrennten Rollen je Haus.

Wir vergleichen die vier Typen nach denselben Kriterien in derselben Reihenfolge: Aufwand, Datenschutz, Kosten und Eignung.

Telefon, E-Mail und Excel

Der Aufwand wächst mit jeder Person, denn jede Zusage läuft über Sie. Beim Datenschutz liegt alles bei Ihnen, und Listen auf privaten Geräten sind ein Risiko. Es fallen keine Lizenzkosten an, dafür viel Arbeitszeit. Geeignet ist dieser Typ für kleine Gruppen mit festen Terminen.

Freiwilligenagentur oder Koordinierungsstelle

Die Agentur vermittelt neue Ehrenamtliche, die Einsatzplanung im Haus bleibt bei Ihnen. Beim Datenschutz klären Sie, welche Daten bei der Agentur liegen. Die Kosten tragen häufig Träger oder Kommune. Geeignet ist dieser Typ, wenn Sie vor allem neue Kontakte suchen.

Einsatzplanungs-Tool

Ein solches Tool spart Aufwand bei festen Diensten, weil der Plan an einer Stelle liegt. Viele dieser Werkzeuge sind für Vereine, Schulen, Unternehmen oder Glaubensgemeinschaften entwickelt, prüfen Sie daher das Rollenmodell. Meist fällt eine monatliche Lizenz an. Geeignet ist dieser Typ für Häuser mit festen Schichten.

Ehrenamts-App

Hier melden sich Ehrenamtliche selbst an, sehen Einsätze und erhalten Erinnerungen, während die Koordination eine Übersicht behält. Beim Datenschutz zählen Rollenmodell, Speicherort und Löschkonzept. Bei Nyby ist die App für Ehrenamtliche kostenlos und die Einrichtung trägt die Kosten. Geeignet ist dieser Typ, wenn Sie Ehrenamtliche gewinnen und binden wollen.

Welche Software passt zu einem Pflegeheim mit wenig Koordinationszeit?

Wenn Ihre Koordination nur wenige Stunden pro Woche hat, passt am ehesten eine Lösung, in der Ehrenamtliche sich selbst eintragen und Erinnerungen automatisch laufen. Wählen Sie Funktionen, die Rückfragen vermeiden, und streichen Sie alles, was Ihre Koordination zusätzlich pflegen müsste. Wie Software auch das Pflegepersonal entlasten kann, lesen Sie im Beitrag Welche Software kann Pflegepersonal entlasten.

Welche Fragen stellen Sie einem Anbieter?

Stellen Sie jedem Anbieter dieselben acht Fragen und lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben. Sie betreffen Daten, Rollen, Kosten, Vertrag und Support. So vergleichen Sie Angebote nach gleichem Maßstab und erkennen früh, wo ein Anbieter ausweicht.

1. Wo werden die Daten gespeichert, und wer hat Zugriff?
2. Gibt es getrennte Rollen für Koordination, Pflegedienstleitung und Ehrenamtliche?
3. Wie und wann werden Daten gelöscht, wenn eine Person ausscheidet?
4. Können wir alle Daten exportieren, wenn wir kündigen?
5. Welche Kosten fallen für Einrichtung, Lizenz und Schulung an, und was ändert sich bei mehr Nutzern?
6. Wie lange läuft der Vertrag, und wie kündigen wir?
7. Wer beantwortet Fragen der Ehrenamtlichen, und wie schnell?
8. Gibt es eine Testphase, bevor wir uns binden?

Sobald Sie Angaben zu Gesundheit oder Einschränkungen speichern, greift Artikel 9 DSGVO. Weitere Prüffragen zum Datenschutz finden Sie in unserem Artikel App für Ehrenamtliche im Pflegeheim einführen.

Woran erkennen Sie, dass eine Software nicht passt?

Hellhörig werden sollten Sie, wenn es keine getrennten Rollen gibt, wenn sich Daten nicht exportieren lassen oder wenn der Anbieter zur Löschung keine klare Antwort gibt. Auch lange Mindestlaufzeiten ohne Testphase sind ein Warnsignal. Die Bundesarbeitsgemeinschaft der Freiwilligenagenturen empfiehlt, für jedes neue Tool eine Testphase einzuplanen. Ehrenamtliche müssen sich außerdem ohne Hilfe anmelden können, sonst bleibt die Software ungenutzt.

Wie rechnen Sie die Kosten?

Rechnen Sie mit einer einfachen Formel: Einrichtung plus Lizenz plus Schulung, gegen die Stunden, die Ihre Koordination heute für Planung und Rückfragen aufwendet, mal Ihrem Stundensatz. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Die Katholische Pflegehilfe Essen nannte der Zeitschrift Aktivieren rund 10.000 Euro für Einführung und laufende Lizenzen.

Wer trägt die Kosten?

Bei einer Ehrenamts-App trägt in der Regel die Einrichtung die Kosten. Das Wohnhaus Opladen in Leverkusen zahlt bei Nyby einen kleinen monatlichen Beitrag für das Projektmanagement. Prüfen Sie mit Ihrem Kostenträger, welche Anteile unter Paragraf 82b Absatz 1 SGB XI fallen.

Gibt es kostenlose Software für Ehrenamtskoordination?

Ja, es gibt kostenlose Basisversionen und frei verfügbare Programme, und das Verzeichnis Capterra Deutschland führt dafür eine eigene Liste. Die Bundesarbeitsgemeinschaft der Freiwilligenagenturen schreibt jedoch, die meisten Tools erfüllten nur zwei von drei Kriterien: Kosten, Datenschutz und Bedienbarkeit. Rechnen Sie die Arbeitszeit für Einrichtung und Pflege mit ein.

Ihr Einstieg in dieser Woche

1. Notieren Sie eine Woche lang, wie viele Stunden Planung und Rückfragen anfallen.
2. Streichen Sie aus der Funktionsliste alles, was Ihr Haus nicht braucht.
3. Schicken Sie die acht Fragen an zwei Anbieter und vergleichen Sie die Antworten.

Wenn Sie Ihre Funktionen geklärt haben, besprechen wir gern mit Ihnen, ob eine Ehrenamts-App zu Ihrem Haus passt: Gespräch mit Nyby vereinbaren.

Häufig gestellte Fragen

Wie finde ich die passende Software für die Koordination von Ehrenamtlichen in meiner Einrichtung?

Legen Sie zuerst fest, welche Funktionen Ihr Haus braucht, und ordnen Sie Ihre Situation einem der vier Lösungstypen zu. Schicken Sie dann denselben Fragenkatalog an zwei oder drei Anbieter und vergleichen Sie die Antworten zu Daten, Rollen, Kosten, Vertrag und Support. Rechnen Sie am Ende mit Ihren eigenen Stunden.

Welche Software eignet sich für das Freiwilligenmanagement in sozialen Einrichtungen?

Das hängt von Größe und Struktur ab. Bei festen Schichten genügt oft ein Einsatzplanungs-Tool, bei wechselnden Gruppen und dem Wunsch nach neuen Ehrenamtlichen passt eine Ehrenamts-App besser. Entscheidend ist ein Rollenmodell, das Koordination, Leitung und Ehrenamtliche trennt, denn in sozialen Einrichtungen arbeiten Sie mit sensiblen Daten.

Welche Freiwilligenmanagement-Software sollte unser Pflegeheim einführen?

Eine, die Rückfragen vermeidet und von Ehrenamtlichen ohne Hilfe bedient wird: Selbsteintragen, automatische Erinnerungen, getrennte Rollen und ein klares Löschkonzept. Ob App, Einsatzplanungs-Tool oder Agentur besser passt, zeigt der Vergleich oben. Prüfen Sie jede Lösung mit denselben acht Fragen, bevor Sie sich binden.

Wie viel kostet eine Ehrenamts-App für Pflegeeinrichtungen?

Das hängt von Lizenzmodell und Einführungsaufwand ab. Die Katholische Pflegehilfe Essen nannte der Zeitschrift Aktivieren rund 10.000 Euro für Einführung und laufende Lizenzen. Bei Nyby ist die App für Ehrenamtliche kostenlos, die Einrichtung trägt die Kosten. Fragen Sie jeden Anbieter nach Einrichtungs- und Lizenzkosten.

Welche Fragen zum Datenschutz sollte ich einem Anbieter stellen?

Fragen Sie, wo die Daten gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann, welche Rollen es gibt und wie lange Daten bleiben. Fragen Sie außerdem, wie Daten gelöscht werden. Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben, damit Ihre Datenschutzbeauftragte sie prüfen kann.